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Offre d’emploi COORDONNATEUR(TRICE) DE BUREAU – ADMINISTRATION ET LOCATION D’ESPACES (CNP 1241)

9 juillet 2019 Emploi Emploi


COORDONNATEUR(TRICE) DE BUREAU – ADMINISTRATION ET LOCATION D’ESPACES (CNP 1241)

Entrée en poste prévue : négociable, idéalement autour du 10 août 2019.

Description sommaire du poste : sous la supervision de la direction générale, le/la coordonnateur(trice) de bureau assure la bonne gestion des locations d’espaces dans les deux écoles secondaires du CSAP à Halifax et Dartmouth et coordonne la réception et les tâches administratives de l’organisme. Il/elle travaille en étroite collaboration avec les membres de l’équipe afin d’appuyer la réalisation des mandats et des projets de l’organisme. 

Description de l’organisme : Le CCGH œuvre dans la région métropolitaine de Halifax depuis plusieurs années. En plus d’agir comme porte-parole de la communauté francophone et acadienne de la municipalité régionale de Halifax, d’établir des partenariats et de diffuser de l’information, le CCGH développe année après année, des programmes et des services pour la communauté acadienne, francophone et francophile. La mission officielle de l’organisme est de « promouvoir le développement global de la communauté francophone et francophile de la municipalité régionale de Halifax ». Pour plus d’informations sur l’organisme, consultez www.ccgh.ca et www.facebook.com/conseilcommunautairedugrandhavre

Tâches et responsabilités :

Le/La coordonnateur(trice) est responsable de :

Gérer les locations d’espaces dans les deux écoles secondaires de la MRH (60% du temps) :

  • Gestion de la relation avec les clients locataires d’espaces : réponse aux demandes, envoi de l’horaire des locations, gestion des contrats, envoi et suivis des factures;
  • Coordination de la relation avec les directions et les concierges des écoles;
  • Coordination des préposés assurant la surveillance des locaux pendant les activités.

Effectuer les tâches administratives (25% du temps) :

  • Établir et tenir des systèmes informatisés de classement des dossiers;
  • Préparer les factures et les dépôts en collaboration avec le Service Finances de l’organisme;
  • Organiser, consigner et préparer les procès-verbaux des réunions d’équipe;
  • Tenir les dossiers à jour et assurer un classement efficace;
  • Mettre à jour le calendrier en ligne sur le site du CCGH;
  • Ouvrir et distribuer le courrier;
  • Commander les fournitures de bureau et en tenir l’inventaire.

Accueillir la communauté et les partenaires (10% du temps) :

  • Assurer un service de réception (renseigner le public sur les programmes et les services

  • Recevoir et coordonner les appels téléphoniques.

Autres tâches connexes (5% du temps) :

  • Autres tâches requises déterminées par la direction.

Qualifications requises : 

  • Diplôme de niveau post-secondaire (collégial ou universitaire) en administration ou en bureautique ou domaine connexe;
  • 1 à 5 années d’expérience reliée à l’emploi;
  • Toute combinaison de formation et d’expérience équivalente pourra être considérée;
  • Maîtrise du français et de l’anglais, oral et écrit;
  • Connaissance approfondie de la suite Microsoft Office;
  • Initiative et bon sens de l’organisation;
  • Souplesse et subtilité d’approche dans les communications interpersonnelles;
  • Bonne capacité à travailler de façon autonome et en équipe;
  • Bonne capacité à gérer plusieurs tâches simultanées;
  • La connaissance de la communauté acadienne, francophone et francophile locale est un atout.

Autres exigences pour le poste :

  • Posséder un permis de conduire valide;
  • Devoir parfois lever et déplacer des objets de plus de 20lbs;
  • Devoir se soumettre à une vérification de casier et d’antécédents judiciaires incluant les secteurs vulnérables et le registre d’abus des enfants.

Poste permanent : 35 heures/semaine du lundi au vendredi de 8h30 à 16h30

Lieu : 201C Avenue du Portage, Dartmouth (bureau principal) et 500 Boulevard Larry Uteck, Halifax (bureau secondaire).

Salaire : Entre 17$ et 20$/heure selon l’expérience. Possibilité d’avantages sociaux après 6 mois d’emploi (assurances collectives pour les soins de santé, régime d’épargne-retraite). Frais de déplacements dans le cadre du travail pris en charge.

Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur dossier de candidature en français, incluant une lettre de motivation, leur curriculum vitae par courriel à Mario Noury (gestion@ccgh.ca), directeur général du CCGH, au plus tard le dimanche 26 juillet 2019 à minuit.